Zarządzenie N 130/2022
Burmistrza Miasta i Gminy Bogatynia
z dnia 17 maja 2022
roku


w sprawie zasad przyznawania i rozliczania zaliczek w Urzędzie Miasta i Gminy w Bogatyni

Na podstawie art. 68 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 305 ze zm.), art. 87 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.), Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej  (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) zarządzam, co następuje:       

§ 1


Zarządzenie reguluje zaliczki udzielane:
1)  pracownikom Urzędu Miasta i Gminy w  Bogatyni,
2)  sołtysom

§ 2


Osoba uprawniona  może otrzymać zaliczkę na poczet:
1)  pokrycia kosztów podróży służbowych,
2) zakupu towarów i usług związanych z realizacją zadań bieżących, w ramach planu finansowego obowiązującego w danym roku budżetowym, w granicach maksymalnych wysokości obrotów gotówkowych określonych w odrębnych przepisach.

§ 3


Kwota zaliczki jednorazowej nie może przekroczyć  3.000,00 zł.

§ 4


1. Podstawę otrzymania zaliczki i jej późniejszego rozliczenia stanowią dokumenty wymienione  w Instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów
 finansowo-księgowych  opracowanej dla Urzędu Miasta i Gminy w Bogatyni  t.j. :
 - wniosek o zaliczkę,
 - rozliczenie zaliczki,
 - polecenie wyjazdu służbowego.

2. Wniosek o wypłatę zaliczki powinien zawierać termin rozliczenia zaliczki zgodny z terminem określonym w instrukcji obiegu dokumentów. 
Pobrane zaliczki na pokrycie zakupu towarów i usług na realizację zadań bieżących powinny być rozliczane bezzwłocznie po wykonaniu zadania, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty pobrania zaliczki.
Pobrane zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowych powinny być rozliczane  bezzwłocznie po wykonaniu zadania, nie później niż w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.
Wniosek o zaliczkę winien być zatwierdzony  do wypłaty przez Burmistrza, Skarbnika lub ich pełnomocników.

3. Wniosek o zaliczkę podpisuje zaliczkobiorca, składając równocześnie upoważnienie do potrącenia kwoty nierozliczonej  zaliczki w wyznaczonym terminie z:
1) najbliższej wypłaty wynagrodzenia – dotyczy pracowników Urzędu,
2) najbliższej wypłaty diety lub prowizji – dotyczy sołtysów.

4. Nowa zaliczka może zostać udzielona, pod warunkiem, że zaliczkobiorca rozliczył się
z zaliczki uprzednio pobranej.

5. Wniosek o zaliczkę pod względem merytorycznym zatwierdza naczelnik wydziału / pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku będący dysponentem budżetu, z którego realizowany ma być wydatek oraz zatwierdza do wypłaty Skarbnik Gminy i Burmistrz lub osoby przez nich upoważnione.

6. Wypłata zaliczki następuje w formie gotówki lub przelewem na rachunek bankowy wskazany na wniosku o zaliczkę.

7. Rozliczanie zaliczek następuje na podstawie dowodu księgowego „rozliczenie zaliczki” sporządzonego przez zaliczkobiorcę, w którym wyszczególnia on załączone dokumenty rozliczeniowe. Każdy załączony dokument podlega akceptacji przez upoważnione osoby.

8. Sprawdzenia merytorycznego rozliczanej zaliczki dokonuje upoważniony pracownik z komórki organizacyjnej, z budżetu której dokonano wydatku, sprawdzenia formalno-rachunkowego dokonuje upoważniony pracownik Wydziału Finansowego. Rozliczenie zaliczki zatwierdza Burmistrz, Skarbnik lub ich pełnomocnicy.

9. Jeżeli zaliczkobiorca przedstawił dowody stwierdzające:
1) wydatkowanie wyższej kwoty od kwoty pobranej zaliczki, lecz nie większej niż 20% kwoty zaliczki udzielonej -  wówczas różnica zostanie wypłacona zaliczkobiorcy,

2) wydatkowanie niższej kwoty od kwoty pobranej zaliczki – wówczas różnica podlega zwrotowi  do kasy lub na konto Urzędu Miasta i Gminy  Bogatynia w terminie rozliczenia zaliczki.

§ 5


Dopuszcza się pobieranie stałych zaliczek. Osoby pobierające zaliczki stałe oraz wysokość zaliczek i daty ich rozliczenia ustala Sekretarz na podstawie wykazu zatwierdzonego przez Burmistrza i przekazywanego do Wydziału Finansowego.
Zaliczki stałe powinny być rozliczane przed upływem okresu ich ważności:
- w terminie podanym na wniosku o zaliczkę,
- w przypadku usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. urlop wypoczynkowy, choroba) trwającej  dłużej niż 7 dni roboczych,
- przed upływem roku budżetowego (do 20 grudnia danego roku),
- przed ustaniem stosunku służbowego.

§ 6


Odpowiedzialnych za przestrzeganie powyższego zarządzenia ustanawia się naczelników wydziałów oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach w Urzędzie. Wykonanie Zarządzenia powierza się Skarbnikowi.

§ 7


Traci moc Zarządzenie Nr 25/2019 Burmistrza Gminy i Miasta w Bogatyni z dnia 1 marca 2019 r. w sprawie zasad przyznawania i rozliczania zaliczek w Urzędzie Miasta i Gminy w Bogatyni.

§ 8


Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.